Ugyanazt többen csinálják
Egy feladaton többen dolgoznak párhuzamosan, máshol pedig senki nem érzi magáénak.
MŰKÖDÉSI ÁTVILÁGÍTÁS
Sok cégnél a napi munka nincs leírva, csak a kollégák fejében létezik. Amíg mindenki a helyén van, ez működik. Amikor valaki elmegy, vele együtt megy a tudás is. A működési átvilágítás során feltérképezzük a cég folyamatait, feladatait és felelősségi köreit, és olyan működést alakítunk ki közösen, amely nem egy-két emberen múlik. Így Önnek nem kell mindent fejben tartania, és ha egy kolléga elmegy, nem Önre vár az utód betanítása.
Konzultációt kérekEgy feladaton többen dolgoznak párhuzamosan, máshol pedig senki nem érzi magáénak.
Bizonyos dolgokat csak egy ember tud, és ezt mindenki csak akkor veszi észre, amikor hiányzik.
Nem világos, ki miről dönthet, ezért apróságokban is a tulajdonostól várnak választ.
A betanítás szóban történik, mindenki egy kicsit másként mondja el.
A feladatok átadásánál elvesznek információk, és senki nem tudja, kinél akadt el az ügy.
Több ember dolgozik, de a munka nem lesz gyorsabb, és a költségek emelkednek.
A cégvezetőnek nem kell mindent tudnia. Sok tulajdonos mégis úgy érzi, hogy minden szál nála fut össze: ő tudja, ki mit csinál, ő válaszol a kérdésekre, és ha valaki felmond, ő tanítja be az utódját. Ha a feladatok és a folyamatok le vannak írva, az új kolléga a leírásokból és a csapattól tanul, a vezető pedig a cég irányítására figyelhet.
Ahol a folyamatok nincsenek leírva, ott a cég működése a kollégák tapasztalatán múlik. Ez az intézményi emlékezet értékes, de sérülékeny: egy-egy felmondással hónapok vagy évek tudása tűnhet el.
A rosszul szervezett folyamatok pénzbe kerülnek. Gyakran több ember dolgozik egy feladaton, mint amennyi gazdaságos lenne, miközben máshol hiányzik a kapacitás. Az átvilágítás célja nem a létszámleépítés, hanem az, hogy a munkaerő oda kerüljön, ahol a legnagyobb szükség van rá.
A pontos feladatleírás a munkavállalóknak is jó. Aki tudja, miért felel, mire van hatásköre és mikorra kell döntenie, az nyugodtabban és önállóbban dolgozik. A világos szabályok csökkentik a súrlódást a csapatban, és elégedettebbé teszik a kollégákat.
Hogyan halad végig egy megrendelés, egy beszerzés vagy egy számla a cégen? Hol vannak felesleges lépések, várakozások, kettős munka?
Ki mit csinál valójában, és ez mennyire egyezik azzal, amit a munkaköri leírás mond, ha egyáltalán van ilyen?
Ki felel egy feladatért, ki végzi, kit kell bevonni, és kit kell tájékoztatni?
Ki miről dönthet egyedül, milyen összeghatárig, és mennyi idő alatt kell döntést hozni?
Hol adja át egyik kolléga vagy részleg a munkát a másiknak, és mi vész el közben?
Mi van leírva, mi létezik csak szóban, és mi az, ami csak egy ember fejében van meg? Megvannak-e a kötelező szabályzatok, és összhangban vannak-e a jogszabályokkal és a cég valós működésével?
1
Megbeszéljük, hol érzi a legnagyobb problémát, és mely területeket vizsgáljuk. Ezután írásban küldünk árajánlatot.
2
Átnézzük a meglévő dokumentumokat: szervezeti ábrát, munkaköri leírásokat, szabályzatokat, ügyrendeket.
3
Online beszélgetünk a vezetőkkel és a kulcsemberekkel arról, hogyan zajlik a munka a gyakorlatban. Ha szükséges, egy napra személyesen is kimegyünk a céghez. Ezt az árajánlatban előre jelezzük.
4
Leírjuk a jelenlegi folyamatokat, és megmutatjuk az átfedéseket, a hiányokat és a szűk keresztmetszeteket.
5
Elkészítjük az új folyamatleírásokat, feladatleírásokat és a döntési rendet, rangsorolt javaslatokkal és bevezetési ütemtervvel.
6
Igény szerint a bevezetésben is segítünk, és néhány hónap múlva megnézzük, hogyan működik az új rend.
a fő folyamatok leírását és folyamatábráját;
munkakörönkénti feladatleírásokat;
felelősségi és döntési mátrixot: ki felel, ki dönt, milyen hatáskörrel és határidővel;
a feltárt átfedések, hiányok és szűk keresztmetszetek listáját;
rangsorolt javaslatokat a várható hatásukkal együtt;
bevezetési ütemtervet;
a jogszabályi megfelelés értékelését, és igény szerint a hiányzó vagy elavult szabályzatok elkészítését (például pénzkezelési, leltározási, értékelési szabályzat, ügyrend, SZMSZ);
olyan leírásokat, amelyekből egy új kolléga a vezető bevonása nélkül is betanulhat.
Növekvő cégeknek, ahol a tulajdonos már nem lát rá minden részletre.
Ahol gyakori a fluktuáció, és minden távozás után újra kell tanulni a feladatokat.
Generációváltás vagy vezetőváltás előtt, amikor a tudást át kell adni.
Átszervezés, új részleg vagy új telephely indítása előtt.
Ahol a létszám és a költségek nőnek, de a hatékonyság nem.
Egyesületeknek és alapítványoknak, ahol az alapszabály, az SZMSZ és a napi működés összehangolása, illetve a jogszabályi megfelelés a cél.
A működési átvilágítás a szervezetet, az audit a pénzügyeket vizsgálja. A kettő együtt teljes képet ad.
Az új működés eredményét a havi számokban is lehet követni.
Ha a pénzügyi folyamatok irányítására is szükség van.